Każda działalność gospodarcza prowadzi dokumentację księgową, która zawiera niezbędne informacje dotyczące sprawozdań, ewidencji oraz majątku firmy. Niezbędne jest więc odpowiednie archiwizowanie tego typu formularzy, aby uniknąć ich utraty.
Wszelkie regulacje prawne w zakresie rachunkowości dokładnie określają sposób, w jaki należy postępować z dokumentami takimi, jak księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, pisma związane z inwentaryzacją oraz dowody księgowe.
Zgodnie z generalną zasadą – wszelkie dokumenty, które zawierają informacje księgowe oraz dane rachunkowe i sprawozdawcze przechowywać należy w odpowiedni sposób oraz chronić je przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Za dokumentację księgową uważa się każdy dokument, który przyjęty został zgodnie z obowiązującą polityką rachunkowości i który dotyczy określonego roku obrotowego wraz z okresami sprawozdawczymi, określa metodę wyceny aktywów i pasywów, a także sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Dowody księgowe w przedsiębiorstwie obligatoryjnie przechowywane muszą być w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze oraz w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie.
Często też zdarza się sytuacja, w wyniku której dokumentacja firmy przechowywana jest poza jednostką – przez inną firmę, która świadczy usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Kierownik jednostki jest jednak zobowiązany w tej sytuacji powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz udostępnić księgi rachunkowe wraz z dowodami, aby organy zewnętrznej kontroli mogły w każdej chwili otrzymać wymagane informacje.
Oprócz miejsca przechowywania dokumentacji księgowej niezbędne jest także kontrolowanie okresu – dla niektórych dokumentów może być wskazany limit czasowy. W aktualnym świetle przepisów ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlega przechowywaniu przez co najmniej 5 lat. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych z kolei muszą znajdować się w firmie przez okres co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje zostały ostatecznie zakończone.
Zasady ochrony i przechowywania dokumentacji księgowej są niezwykle ważnym obowiązkiem każdego właściciela działalności gospodarczej. Nawet gdy przedsiębiorstwo zostaje zlikwidowane, to nadal wszelkie dokumenty księgowe i rachunkowe przechowywać musi odpowiednia osoba lub jednostka. Niezbędne jest w tym celu także powiadomienie odpowiedniego sądu lub innego organu prowadzącego rejestr lub ewidencję działalności.