Większość transakcji dokonywanych między podmiotami dokumentuje się fakturą. Większość jednak nie wszystkie, ponieważ w niektórych przypadkach dokumentem, który wystarcza na obciążenie i równocześnie uznanie obciążenia przez drugą stronę jest nota księgowa, czyli nota obciążeniowo-uznaniowa.

Nota księgowa daje podstawę do zapisów w księgach rachunkowych, jeśli zawiera informacje wymagane do dowodów księgowych. Najczęściej wykorzystuje się ją w celu udokumentowania transakcji nie objętych podatkiem VAT, takich jak:

  • obciążenia kontrahenta karą za nieterminową realizację umowy
  • sprostowania pomyłek w wystawionych dowodach księgowych
  • udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela
  • obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami
  • uznania dłużnika kwotą umorzonego długu

W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nota księgowa może być podstawą do zapisów w księdze podatkowej, pod warunkiem że została otrzymana od kontrahenta lub przekazana kontrahentowi, tylko i wyłącznie z celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego.