Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów prowadzić może przedsiębiorca, który rozlicza podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej, prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej i jawnej osób fizycznych, a także w formie spółki partnerskiej. PKPiR prowadzą także właściciele firm, których przychody netto z działalności gospodarczej w ubiegłym roku nie przekroczyły równowartości 2 milionów euro. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest więc rodzajem ewidencji przedstawiającym osiągane przychody i ponoszone przez firmę koszty. W księdze zapisuje się dokonaną sprzedaż i wydatki, jakie w związku z uzyskaniem przychodu zostały poniesione.

Księgę prowadzić można zarówno tradycyjnie, w formie papierowej, jak i elektronicznie.
Wraz z prowadzeniem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wymagane jest dodatkowe prowadzenie ewidencji m.in. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji wyposażenia, imiennych kart przychodów pracowników, ewidencji sprzedaży i przebiegu pojazdów, a także dodatkowe ewidencje na przykład w przypadku działalności kantorowej.

Zapisy w PKPiR powinny być dokonywane na bieżąco, rzetelnie, niewadliwie oraz zgodnie z prawem. Każdy wpis musi być bezbłędny, ponieważ w przypadku nie zauważenia błędu, na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara.

Przedsiębiorcy, którzy nie chcą prowadzić ksiąg rachunkowych i stosować ustaw powinni starannie obliczyć przychody, aby zmieścić się w limicie i móc kontynuować prowadzenie uproszczonej ewidencji.

Aby obliczyć PKPiR limit przychodów wziąć pod uwagę należy przychody, jakie wymienione są rodzajowo w ustawie o PIT i związane są z działalnością gospodarczą. Z katalogu przychodów z działalności gospodarczej bierze się pod uwagę zwykłe przychody, uzyskane ze sprzedaży towarów i usług. Bierze się więc pod uwagę kwoty należne, choćby nie były one w sposób faktyczny otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Do przychodów z działalności gospodarczej należy przyjąć między innymi środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, a także dotacje, dopłaty, różnice kursowe, wartości zwróconych wierzytelności oraz odsetki od środków na rachunkach bankowych.

Do limitu wlicza się także przychody ze sprzedaży takich składników majątku trwałego firmy, jak na przykład nieruchomości, pojazdy oraz wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń.
Biorąc pod uwagę kurs Narodowego Banku Polskiego.
Przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że w przypadku nie przekroczenia limitu i tak musi zawiadomić w sądzie rejestrowym brak obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego i nadal prowadzić uproszczoną rachunkowość.