Podatek naliczony wynika z tytułu nabycia towarów lub usług w ramach prowadzonej działalności, potwierdzonego fakturą, dokumentem celnym lub deklaracją importową. Kwota podatku naliczonego stanowi sumę kwot podatku wynikających z posiadanych faktur.

Podatek należny to z kolei wartość wynikająca z tytułu sprzedaży towarów lub usług. Jego wartość uwarunkowana jest ceną netto i stawką podatku. Aby go obliczyć należy pomnożyć cenę netto przez stawkę VAT. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest jego wskazanie i złożenie deklaracji VAT-7 oraz zapłata podatku po pomniejszeniu go o podatek naliczony.

Aby obliczyć wartość podatku VAT należnego należy odliczyć od niego VAT naliczony, na podstawie prowadzonej ewidencji, obejmującej wszystkie dokumenty uprawniające do obliczenia podatku, czyli: faktury zakupów, faktury wewnętrzne, korygujące i dokumenty celne.

Aby możliwe było zmniejszenie podatku należnego o podatek naliczony należy spełnić 3 warunki:

– dokonane zakupy muszą mieć związek ze sprzedażą opodatkowaną,
– musiał zaistnieć obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
– podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.